Anforderungs-analyse & Priorisierung – Strategie & Zielgruppen

Identifizierung der maßgeblichen Ziele für das Produkt aus der Unternehmenssicht und Zielgruppensicht für eine übergeordnete Orientierung in der weiteren Visionsphase.

Es gibt verschiedene Arten von Zielen: Oberziele (Makroziel) und Unterziele (Mikroziele).

Beispiele für Makroziele:

Verkauf von möglichst vielen Produkten, Anzeigen von möglichst viel Werbung

Beispiele für Mikroziele:

Download eines PDF-Dokuments, Anmeldung zum Newsletter, Ansehen eines Produktvideos

Beschreibung der Methode

Worum geht es?

Projektübergreifende Definition und im Detail folgende Ausarbeitung der tatsächlichen Leistungsziele für das zu entwickelnde Projekt (“Was wollen wir mit dem Projekt erreichen?”). Dabei soll - begleitet und ausgearbeitet durch die anderen UX Maßnahmen wie z.B. Personamodelle - auch unterschieden werden zwischen den eigenen angestrebten Unternehmenszielen (strategische Ziele) und den identifizierten und zu bedienenden Nutzerzielen (“Jobs to be done” der Zielgruppen). 

Diese sind nicht immer dieselben bzw. können auch konträr sein und müssen abgewogen und priorisiert werden.

Worin liegt der Nutzen für das Projekt?

Es wird geklärt, wofür das Projekt umgesetzt wird. Ganz simpel - was erreicht werden soll und auf welche Ziele dieses Projekt dann selbstverständlich auch hinentwickelt werden muß.

Diese Erkenntnisse und Anforderungen stellen damit die Grundlage aller detaillierter technischer, konzeptioneller, gestalterischer und auch inhaltlicher Entscheidungen dar, und zwar im Grund über die gesamte Entwicklungszeit hinweg.

Im Prinzip sollten wir bei allen Schritten während der Projektumsetzungsphase Entscheidungen mit diesen Zielen in Vergleich setzen und uns fragen: 

“Wenn ich das jetzt so mache – zahlt das auf die Ziele von Unternehmen oder Zielgruppe ein?”

Gibt es Abhängigkeiten?

Natürlich. Aus unserer Projekthistorie zeigt sich dass Projektanforderungen sehr subjektiv und vielschichtig und oft auch unrealistisch sein können. Jeder Unternehmensbereich hat ganz eigene Ziele, die auch nicht immer im gesunden Verhältnis zu den Nutzerzielen stehen.

Dennoch ist es wichtig, Anforderungen möglichst umfassend zu sammeln, zu diskutieren und zu priorisieren und auch in’s Verhältnis zum konkreten Projekt zu bringen. Zumindest in Sachen Timing, Budget und damit MVP. Anforderungen können für das Initialprojekt unpassend erscheinen aber eine perfekte Ausbaustufe darstellen oder der bisherigen Projektvision einen neuen wertvollen Aspekt geben. Nicht zuletzt um hier flexibel zu sein und neue Anforderungen mit einfließen zu lassen arbeiten wir in unseren Projekten wo möglich immer agil.

Wichtig ist, das ursprüngliche “Briefing”, die in einer Visionsphase ggf. neu identifizierten Ziele, und das (meist erstmal fixe) Budget in Einklang zu bringen – eben z.B. durch eine sinnvolle Priorisierung, gemeinsam mit dem Kunden und wo möglich auch der Zielgruppe.

Zielbeschreibung

Was soll an Erkenntnis erarbeitet werden?

Eine konkrete Übersicht der für den Projekterfolg maßgeblichen Features und Inhalte auf Basis der auch in den anderen UX Analysemethoden erarbeiteten Punkte. Dabei sollen in ausgewogener Weise die Unternehmensziele wie auch die z.B. in den Personamodellen identifizierten Nutzeranforderungen zusammengeführt, priorisiert und – wichtig! – dann natürlich auch gemeinsam in umsetzbare Maßnahmen (Inhalte, Funktionen) übertragen werden. 

Beispielsweise:

  • “Ziel des neuen Portals ist die Integration eines Online Shops für Ersatzteile aus Unternehmenssicht ist es, den Service-Support zu entlasten und gleichzeitig den Selfservice des Endnutzers zu verbessern, die Langlebigkeit der Produkte zu fördern und damit die allgemeine Markenidentität zu verbessern”

  • Erwartungshaltung des Nutzers an das neue Portal ist die einer Bezugsquelle für Ersatzteile, die für sein schadhaftes Produkt verfügbaren Ersatzteile schnell und unkompliziert beziehen zu können und dabei auch die nötigen Serviceanleitungen zu erhalten bzw. - bei Bedarf - schnelle Direkthilfe zu liefern”

→ Mögliche sinnvolle Maßnahmen:

  • Integration einer kleinen Online Shop Komponente für Ersatzteile

  • Einbindung eines Downloads für Serviceanleitungen filterbar nach Produkten

  • Content-Hub mit Serviceinformationen und Tipps zu Pflege und Wartung

  • Live-Support über Chats oder Service-Center Datenbank

Diese Features werden gesammelt und können im späteren Verlauf z.B. nach Aufwand vs. Nutzen priorisiert werden. Diese werden dann zur Planungsphase im Abgleich mit allen Fachbereichen im Projekt konkretisiert ausgearbeitet oder für spätere Erweiterungen vorgehalten.

Für die Konkretisierung der bislang identifizierten Anforderungen hin zu echten Produktfeatures. Zur gemeinsamen Prüfung und Planung und damit letztlich maßgeblich auch für die Gestaltgebung des Projekts. Hier werden neben vielen “normalen Pflichtaufgaben” die tatsächlich uniquen Features identifiziert die dem Produkt letztlich seinen Charakter und Wettbewerbsvorteil bringen können.

Gleichzeitig werden hier die wirklich anspruchsvollen konzeptionellen wie technischen Anforderungen geformt, so dass dieser Schritt maßgeblich auch in das konkrete Budget und Timing einfließt.

Wofür ist dies wichtig?

Vorgehensweise

Welche Vorarbeiten sind notwendig?

  • Business Goals & Business Use Cases

  • Personamodelle

  • Analytics & Status Quo Analyse

… liefern die wichtigsten Ziele aus Unternehmens- als auch Zielgruppensicht und ergänzen durch reelle Erkenntnisse aus dem “laufenden Betrieb”. Diese sollten in kompakter, modularer Form gesammelt und thematisch vorstrukturiert werden, z.B. pro Ziel, Case, Persona.

Diese Ziele werden in einer gemeinsam mit dem Kunden bearbeitbaren Form gesammelt, digital z.B. als Miro Board mit einzelnen Cards oder physisch als Post-Its oder Workshop-Papierkarten.

Wie wird der Inhalt erarbeitet?


Die einzelnen Ziele werden gemeinsam kurz besprochen um ein gemeinsames Verständnis sowohl für Herkunft als auch Nutzen zu finden:

  • z.B. “Persona ‘Bestandskunde für Produkt X’ hat als Job-to-be-done ‘Finden eines geeigneten Ersatzteils um das Produkt selbst warten zu können’ als Ziel”

  • z.B. “Das Service Personal soll mit dem neuen Online-Shop für Ersatzteile entlastet werden”

Besprochene Cards können - wenn Ideen in der Diskussion gefunden werden oder direkt naheliegend sind - schon mit “konkreten Features” für das Webportal (… die App, etc.) ergänzt werden

  • z.B. “Zur Entlastung des Serviceteams soll neben dem puren Ersatzteile Shop ein Content Hub entwickelt werden wo die gängigsten Probleme behandelt und Lösungen angeboten werden können”

Die so identifizierten Features können bei Bedarf priorisiert werden, dabei bietet sich z.B. eine einfache “Kosten/Nutzen” Matrix an:

Priorisierungsmatrix:

  1. Welche Features sind einfach umsetzbar und bieten viel für die Ziele von Unternehmen oder Nutzer?
    → Low hanging Fruits, Favoritenfeatures im MVP

  2. Welche Features sind mit vertretbarem Aufwand umsetzbar und bieten viel für die Ziele von Unternehmen oder Nutzer?

  3. Welche Features zahlen maßgeblich auf die Produktziele ein und sind den hohen Aufwand wert?

  4. Welche Features sind nur mit hohem Aufwand umsetzbar und bieten nur ungewissen oder geringen Nutzen? → Features allenfalls für das Projektbacklog

Wann macht ein Kundenworkshop Sinn? 

Vor allem dann, wenn für das Projekt noch kein vollständiges und definiertes Briefing (Lastenheft) vorliegt und der Kunde explizit im Rahmen einer Visions- / Vorphase die konkreten Projektziele und Anforderungen in gemeinsamer Vorarbeit entwickeln will. 

Auch kann es vorteilhaft sein, im Rahmen einer (ggf. mehrtägigen) Kickoff-Phase die Anforderungen gemeinsam mit Kunde und Projektteam zu besprechen, zu schärfen und ggf. mit den dabei identifizierten Alternativen und Ideen zu vervollständigen.

Gleichzeitig können hier Verständnisunschärfen ausgeräumt werden und oft vorhandene Unklarheiten zu Nutzen und Aufwand der definierten Anforderungen (seitens Kunde z.B.) aufgelöst werden. 

Ebenso ist dieser Austausch die gedankliche Vorlage für den später folgenden MVP Workshop, in welchem diese in bearbeitbare Tickets gegossenen Anforderungen priorisiert und in einen MVP gebunden werden müssen.

Ist diese Methode ein Pflichtinhalt für Projekt-Visionsphasen?

In dieser Form nur dann, wenn Anforderungen unklar und das Gesamtprojekt noch sehr undefiniert ist. Auch macht diese Methode nur Sinn, wenn insgesamt eine gewisse Visionsphase vorgesehen ist, da sie nur sinnvoll ist wenn …

  • Business Goals & Business Use Cases

  • Personamodelle

  • Analytics & Status Quo Analyse

… ebenfalls beauftragt sind und wir damit schon eine konkrete UX Analyse und Projektentwicklungsphase vorsehen.

Liegt über ein konkretes Briefing oder Lastenheft vor und besteht ein gutes Verständnis für die Projektanforderungen aus denen konkrete Umsetzungstickets in ein Backlog überführt werden können, kann dieser Schritt entfallen und vom MVP Workshop an sich ersetzt werden.